La reconnaissance automatique des opérations


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Pour automatiser la saisie des opérations nous vous recommandons d’utiliser la fonction de reconnaissance automatique des tiers et catégorie qui est proposée dans l’application de Budget.

Comment fonctionne la reconnaissance automatique ?

Ainsi, lors de l’import des opérations d’une banque, le libellé bancaire fourni avec les opérations bancaires est lu par l’application et permet d’affecter automatiquement des informations à ces opérations et notamment.

  • Le tiers (par exemple le nom du magasin, l’employeur etc…)
  • La catégorie de ce tiers (alimentation, ou encore salaire…)

L’application récupérera également :

  • le montant,
  • les dates
  • les types d’opérations
  • et les mettra immédiatement comme étant pointées.

Cette reconnaissance automatique fonctionne lors de l’importation des opérations bancaires via :

  • La fonction de synchronisation bancaire
  • L’import d’un fichier bancaire à partir de la fonction « Importer »

En mode de saisie manuelle,

Chaque fois que vous saisirez une opération elle sera automatiquement affectée par défaut à la catégorie qui lui est affectée.

Comment créer une reconnaissance automatique ? 

Les reconnaissances automatiques sont enregistrées pour chaque tiers.

Afin de faire gagner du temps aux utilisateurs, certains tiers sont déjà reconnus par le logiciel. C’est pourquoi vous avez déjà des opérations qui sont peut-être déjà reconnues. Si ce n’est pas le cas, vous allez devoir faire une action pour tous les tiers qui ne sont pas reconnus.

Affecter des mots clefs et catégories aux tiers

Pour chaque tiers que l’on souhaite reconnaître on va identifier dans le libellé bancaire un ou plusieurs mots clefs « unique ou original » qui permettra de reconnaître ce tiers lors des imports bancaires. Le libellé bancaire est visible dans le tableau mes opérations en mode d’affichage détaillé, ou lors de l’import d’un fichier, dans la colonne Tiers en gris clair italique…

Par exemple pour l’opérateur Free, il est écrit dans l’opération bancaire
….9894893289 FREE MOBILE ; Numéro: 22989489 etc…

Vous décidez donc de mettre FREE MOBILE comme mot clef de reconnaissance et également d’affecter la catégorie « Internet / TV / Téléphone ».

Ainsi chaque opération de ce fournisseur sera reconnue car le libellé de carte qui est importée de la banque contient FREE MOBILE .

Si vous disposez de la version Premium vous pouvez aussi décider de répartir le montant de l’opération pour ce tiers sur plusieurs catégories.

Par exemple 450 € de loyers sont en réalité 400 € de loyers et 50 € de provisions pour charges. Cette clef de répartition se fera à chaque import et si le montant n’est pas exact il appliquera une répartition en %.

Ces associations seront mémorisées et vous ne devrez les faire qu’une seule fois.

Où ajouter ou modifier les reconnaissances automatiques ?

Ce paramétrage se fait :

  • Directement depuis les opérations en mode modification ou encore dans la page d’importation en ouvrant la fenêtre des « Tiers » et en cliquant sur le bouton orange.

Tableau des opérations importées
  • Depuis la liste des tiers que vous retrouverez dans « Paramètres / Tiers »

Pour améliorer la reconnaissance ou la modifier, consultez les tiers dans les Paramètres. Cliquez sur le tiers à modifier. La ligne passe en mode édition. Vous pouvez ainsi ajouter ou modifier tous les éléments de ces tiers.

Quelques conseils pour faciliter la reconnaissance

  • Attention ne mettez pas dans ces mots clefs des éléments susceptibles d’être modifiés d’un import à l’autre tels des dates ou des références d’opérations. Ces éléments qui changeraient d’une opération à l’autre, ne permettrait pas de reconnaitre le tiers.
  • De même ne mettez pas des termes trop « banals » ou trop courts qui pourraient se retrouver dans plusieurs types d’opérations (ex : « car » qui pourrait se retrouver sur carrefour ou carillon ou compagnie des cars…) car le logiciel affecterait le mauvais tiers à toutes ces opérations.
  • Mettez des mots composés ou des chaines de mots, le logiciel recherchera les correspondances exactes y compris les espaces
  • Mettez plusieurs reconnaissance si besoin en les séparant avec « , » .

La reconnaissance automatique, en affectant très rapidement toutes les caractéristiques à vos opérations, est essentielle pour faciliter votre suivi de budget. Vous pourrez identifier vos opérations, les rechercher sur critères, faire des statistiques, faire des budgets intelligents…